Congrès et événements

Nous gérons la relation avec le lieu de l’événement, assurons que les espaces adéquats sont assignés en fonction du programme, administrons les arrangements pour l’hébergement et la restauration – en plus d’observer et contribuer aux rencontres de planification de votre équipe.

À l’approche de l’événement, nous gardons un œil sur les blocs de chambres réservés, mettons en œuvre les stratégies nécessaires pour mitiger les frais d’attrition, et nous assurons que vous recevez tous les avantages incluent dans vos ententes d’hébergement. Après l’événement, nous effectuons un audit auprès de chaque hôtel pour s’assurer que vous soyez compensé pour tous les délégués ayant participé au congrès.

Notre expérience et notre connaissance de l’industrie sont une force redoutable. Nous travaillons avec vous pour développer un prospectus de commandite auquel vos futurs commanditaires ne pourront pas dire non. Nous travaillons avec le lieu de l’événement pour identifier les actifs de commandite attrayants, et tout en utilisant votre liste de partenaires de l’industrie, nous générons les ventes de commandites, traitons les paiements, et nous assurons que tout ce qui a été promis est livré sur le terrain.

Les conférences sont complexes : leur succès dépend d’une gamme de fournisseurs. De l’audio-visuel aux lieux d’événements hors-site, le transport et la technologie – nous négocions et administrons tous les contrats avec les fournisseurs, et nous nous assurons que ce qui a été promis est livré sur le terrain.

Chaque organisation a des besoins de suivi uniques. Dès le départ, nous travaillons avec vous pour s’assurer que les rapports produits suivant l’événement génèrent les indicateurs dont vous avez besoin.

Développer un budget préliminaire, établir un compte en fiducie, établir et surveiller le budget final, s’acquitter des factures des fournisseurs en votre nom, concilier et produire les rapports – nous administrons les finances de l’événement de A à Z.

Les conférenciers sont un élément essentiel d’une conférence réussie. Nous traitons chaque conférencier comme un invité d’honneur, nous assurant qu’ils aient ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin afin que votre programme puisse épater vos délégués.

Tout comme les commandites, nous solliciterons votre liste d’exposants, traitons les paiements, agissons à titre de contact primaire pour toutes les requêtes des exposants, développons le plan de sol de l’exposition et assignons les espaces, travaillons avec les équipes du lieu et de la compagnie d’aménagement, et gérons toute l’activité sur le site – de l’installation à la démolition.

Nous ferons passer le mot que votre conférence est un événement incontournable. Ensemble, nous élaborerons un plan de communication et mettrons en œuvre des publications sur les réseaux sociaux, selon les directives de votre équipe. Nous nous conformons toujours à la Loi canadienne anti-pourriel et aux lignes directrices du Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans nos tactiques de communications.

Avec 50 ans d’expérience dans la planification de conférences et d’événements, nous avons été confrontés à de nombreux imprévus. L’approche d’Intertask peut être résumée comme suit : préparation, atténuation, réponse et récupération. Ceci nous aide à minimiser les effets à long terme d’un incident ou d’une situation et nous permet de retourner rapidement à un état normal des opérations.

Nous mettons sur pied le secrétariat du congrès et répondons à toutes les requêtes des délégués, et nous programmons le système d’inscription afin que les rapports produits suivant l’événement génèrent les indicateurs que vous recherchez.

Nous gérons le processus de révision des résumés du début à la fin. Nous recevons les soumissions de résumés, les distribuons au comité d’évaluation, et nous avisons les auteurs des résultats. C’est un processus transparent et simple pour tous.

Quel est le meilleur endroit pour organiser vos futurs congrès? Nous faisons le travail nécessaire en fonction de la rotation de vos congrès, nous assurons que les sites dans ces villes rencontrent les paramètres de votre programme, développons et faisons circuler les appels d’offres, révisons les soumissions et faisons des recommandations pour votre approbation.

Quand votre programme requiert un changement de paysage, nous identifions des lieux hors-site uniques et faisons les arrangements nécessaires pour tout ce dont vous aurez besoin : divertissement, transport, décor et restauration. Nous nous assurons que le tout se déroule avec succès, de façon à impressionner vos participants et commanditaires.