Contexte
Intertask a été contractée pour produire un congrès médical inaugural prestigieux, organisé en collaboration conjointe de six réunions et conférences annuelles accréditées.
Envergure de l’événement : le congrès conjoint a attiré 6 700 participants à 375 sessions, présenté plus de 300 stands d’exposition et généré des ventes d’expositions et de parrainages dépassant les 3 millions de dollars.
Défi
Produire un grand événement inaugural conjoint tout en renforçant et en préservant simultanément la marque et la mission distinctes de chaque organisation dans le processus. En ce qui concerne le parrainage, nous devions nous assurer que le programme de parrainage et le flux de revenus de chaque organisation resteraient intacts pendant et après l’anomalie du congrès conjoint, et que les organisations retournaient à leur conférence « habituelle ».
Solution
En travaillant avec nos homologues au sein de chaque organisation, nous avons développé un aperçu complet de toutes les entreprises participant en tant que soutien ou exposant à chaque conférence annuelle de chaque organisation.
Intertask a identifié le niveau de participation de chaque entreprise à chacune des conférences individuelles en fonction des avantages et du niveau de soutien. Par exemple, AstraZeneca aurait pu être Grand Mécène à l’une, Sponsor Diamant à une autre et exposant à une troisième. Nos objectifs étaient doubles : (i) déterminer les dépenses totales de chaque entreprise par conférence afin d’établir le coût de chaque niveau de soutien au congrès conjoint, et (ii) veiller à ce que les avantages de chaque conférence puissent être reportés aux conférences futures (individuelles). L’objectif ultime d’Intertask était de garantir que les entreprises dépenseraient leur montant combiné de soutien (ou plus) pour chacune des conférences individuelles dans le cadre du congrès conjoint ponctuel.
En plus d’être reconnues comme soutien du congrès conjoint aux niveaux développés, les entreprises participantes devaient maintenir leur niveau de reconnaissance dans chaque publication de conférence séparée et sur les panneaux de reconnaissance.
Chaque organisation partenaire du congrès conjoint a maintenu un lien avec les représentants de leur entreprise soutien pour garantir la continuité de leur programme de parrainage. Intertask a géré l’ensemble du processus, de la vente, à l’élaboration du contrat, en passant par la communication et la réalisation – avant, pendant et après le Congrès.
Résultat
La cible des revenus de l’exposition et du parrainage était de plus de 3 millions de dollars et a été dépassée de 6 %. De plus, les organisations partenaires du congrès conjoint ont dépassé leurs objectifs de revenus internes pour l’année.