Contexte
Engagé pour gérer une conférence médicale en personne et salon professionnel de plus de 2 000 inscrits, sur une durée de 3½ jours en octobre 2020. À la mi-mai 2020, en raison de la COVID-19, la décision a été prise de passer à un événement entièrement numérique.
En travaillant avec le client, nous avons changé de cap, analysé et recommandé la plateforme virtuelle, maintenu un flux de communication régulier avec les participants concernant les changements de lieu et de programme, ainsi que contacté et confirmé les heures d’enregistrement préalable et de répétition des conférenciers.
Défi
Adapter un événement en personne à un événement virtuel peut sembler être un changement facile, mais c’est un défi énorme. Non moins important était de réaligner les opportunités de parrainage pour s’adapter à une dynamique virtuelle, de programmer l’exposition virtuelle, de gérer le processus de peuplement de la plateforme virtuelle et de fournir un soutien lors des jours en direct. Tout cela devait être accompli en moins de cinq mois.
Un dilemme invisible du passage au virtuel était la pression supplémentaire sur la gestion des intervenants. Avec des délais de programme modifiés, réduits et finalement comprimés, nous avions seulement 3½ semaines pour configurer et achever toutes les répétitions et les enregistrements préalables des 137 sessions uniques avant de passer en direct !
De plus, pour la grande quantité de sessions, certaines étaient préenregistrées tandis que d’autres allaient être en direct. De plus, le comité du programme scientifique nous a instruits que les intervenants pouvaient présenter dans l’un des trois formats : en direct avec questions-réponses ; en semi-direct avec questions-réponses ; ou en semi-direct avec questions-réponses par texte. Le semi-direct étant une session préenregistrée diffusée à une date et une heure spécifiques, donnant l’illusion qu’elle se déroule en direct.
Cela a augmenté le nombre potentiel d’enregistrements/répétitions de 137 à plus de 400 !
Solution
Pour répondre à l’augmentation des besoins en gestion des intervenants, nous avons renforcé nos effectifs et assigné à chacun des sessions spécifiques à gérer les aspects logistiques. Cela a assuré un point de contact unique et a permis de développer la confiance entre nous et les intervenants. Après que la plateforme soit devenue accessible aux intervenants, et avec des délais serrés, l’enregistrement est devenu un événement de 12 heures par jour pendant trois semaines. Notre équipe a travaillé en heures supplémentaires pour terminer les enregistrements avant la date limite.
Les membres de l’équipe ont assisté aux enregistrements et aux répétitions pour faciliter les présentations entre les intervenants et les monteurs vidéo, et étaient présents pour reconfirmer les détails de la session. Nous avons géré à la fois la logistique et la gestion de projet en veillant à ce que le matériel et les logiciels fonctionnent de manière optimale et à ce que les intervenants aient soumis leur présentation avant leur enregistrement et/ou leur répétition. Toutes ces mesures ont contribué à atténuer les inquiétudes le jour.
Le jour de la présentation, avec son lot d’appréhensions pour les sessions « en direct », un membre de l’équipe était chargé d’accueillir chaque intervenant et de collaborer avec l’équipe de la plateforme, garantissant une fois de plus que l’intervenant et la plateforme étaient prêts à fonctionner.
