Services numériques

Les délais de planification d’événements virtuels sont plus précaires que ceux d’événements en présentiel. Nous connaissons bien la différence et intégrons ces connaissances dans le calendrier pour nous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.

Comme avec les événements en personne, nous mettons sur pied le secrétariat du congrès et répondons à toutes les requêtes des délégués, et nous programmons le système d’inscription afin que vos rapports produits suivant l’événement génèrent les indicateurs que vous recherchez.

Un conférencier remarquable en personne ne fait pas toujours d’éclats en format numérique. Nous travaillons de près avec les conférenciers et les modérateurs afin de s’assurer qu’ils sont à l’aise avec la technologie, qu’ils ont un environnement virtuel professionnel, qu’ils connaissent les échéanciers stricts des événements virtuels, et nous nous assurons que leurs présentations sont professionnelles et rehaussent votre programme.

Les avantages d’actifs de commandite virtuelle diffèrent des événements en présentiel. Nous évaluons les occasions de commandite dans le cadre de notre évaluation initiale des plateformes. Nous savons comment communiquer la valeur de la commandite virtuelle à nos commanditaires potentiels. Nous traitons les paiements et nous assurons que ce qui a été promis fut livré – avant, pendant et après l’événement.

Les plateformes virtuelles peuvent générer une gamme d’indicateurs. Nous identifions la capacité de production d’indicateurs de chaque plateforme durant notre évaluation initiale, ce qui jette les bases pour la plupart des rapports produits suivant les événements virtuels.

Le nombre de plateformes numériques peut être accablant. Nous sommes familiers avec plusieurs d’entres elles, et ceci nous sauve du temps dès le départ. Nous aidons à préciser les fonctions dont vous avez besoin et confirmons si celles-ci doivent s’arrimer avec d’autres technologies, pour ensuite utiliser une approche systématique pour décortiquer les déclarations de marketing et identifier les fonctions qui génèrent réellement de la valeur pour nos clients.

Nous gérons le processus de révision des résumés du début à la fin. Nous recevons les soumissions de résumés, les distribuons au comité d’évaluation, et nous avisons les auteurs des résultats. C’est un processus transparent et simple pour tous.

Bien qu’il soit important de saisir les questions posées en cours de route et continuer à faire avancer la séance, ce sont souvent des éléments négligés. Notre expérience nous démontre que l’orientation des conférenciers virtuels vaut son pesant d’or.

Tout comme avec les commandites virtuelles, les salles d’expositions virtuelles requièrent une approche différente des expositions en présentiel. Cependant, tout comme en personne, on récolte ce que l’on sème. Nous travaillons de près avec les exposants pour les aider à maximiser les fonctions de la plateforme et à générer le plus d’avantages possibles de leur participation à votre événement.

Garder vos délégués virtuels engagés requiert une approche différente à la programmation. Nous comprenons le niveau de planification détaillée et de logistique requis afin de produire un événement virtuel de haut calibre.

Développer un budget préliminaire, établir un compte en fiducie, mettre en œuvre et surveiller le budget final, s’acquitter des factures des fournisseurs en votre nom, concilier et produire les rapports – nous administrons les finances de l’événement de A à Z.

Nous travaillons de près avec le fournisseur de la plateforme pour créer un itinéraire détaillé pour chaque jour de l’événement. Ceci permet au directeur de la production de la plateforme et notre gestionnaire de projet de surveiller attentivement chaque aspect de la production en direct.

Nous ferons passer le mot que votre conférence est un événement incontournable. Nous nous conformons toujours à la Loi canadienne anti-pourriel et aux lignes directrices du Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans nos tactiques de communications.