CE QUE NOUS FAISONS — ET COMMENT NOUS LE FAISONS

Intertask est le principal fournisseur de services de conférences, d’expositions et d’événements spéciaux du Canada depuis 1973. Notre siège social est situé à Ottawa et nous gérons des programmes partout au pays.

PLANIFICATION DE PROJETS ET ÉLABORATION DE PROGRAMMES

Nous comprenons les défis internes auxquels font face les organismes — qu’il s’agisse du droit de regard du conseil d’administration ou de devoir fonctionner avec des ressources humaines et financières restreintes.

Un programme de conférence doit permettre de répondre aux objectifs établis tout en reflétant au maximum les valeurs de l’organisme. En qualité de partenaires opérationnels, nous travaillerons en étroite collaboration avec vos clients pour dissiper les préoccupations, atténuer les risques et aider l’équipe de projet à réaliser les objectifs de retour sur investissement dans l’événement clé pour les fournisseurs, les commanditaires et les délégués.

TRAVAIL AVEC DES COMITÉS

Des communications régulières sont primordiales pour la réussite d’un événement.

Un calendrier sera élaboré et approuvé quant au choix du moment et à l’emplacement des réunions des comités directeur et du programme. Trois réunions seront tenues en face à face, tandis que d’autres pourront avoir lieu par téléconférence, ou au moyen d’une combinaison de webinaires et de téléconférences.

GESTION DES CONFÉRENCIERS

Intertask comprend les besoins à la fois des organisateurs et des conférenciers.

Notre équipe dévouée veille à ce qu’une attention méticuleuse soit portée aux détails nécessaires pour faire de la participation d’un conférencier une expérience des plus plaisantes et réussies. Notre service de gestion des conférenciers comprend la coordination de tous les aspects convenus pour la participation du conférencier, selon un protocole professionnel et au moyen de communications de niveau supérieur.

ÉVALUATION DES RISQUES

La production et la gestion d’un événement comportent un risque inhérent.

Notre spécialité consiste à définir et à gérer les risques, ainsi qu’à s’assurer que des plans de circonstance sont en place pour composer avec les imprévus. Nous pouvons fournir une évaluation complète des risques avant l’événement, afin d’assurer que nous avons cerné les risques éventuels et si ces risques sont élevés, modérés ou faibles.

GESTION SUR PLACE

L’équipe chargée de la logistique travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs dès le départ.

Nous tenons des réunions préalables à la conférence avec l’équipe de gestion et les superviseurs de l’installation afin de vérifier la conformité aux plans et aux contrats.

GESTION et RAPPORTS FINANCIERS

Le but de tout événement, de petite ou grande envergure, est d’être financièrement responsable et de produire les meilleurs résultats financiers possible.

Nous travaillons toujours avec nos clients pour réaliser cet objectif crucial. Notre équipe financière est gérée par une Comtables professionnels agréés (CPA).

Les capacités d’Intertask en matière de rapports sont exhaustives et ponctuelles. Des rapports financiers, d’inscriptions, de conférenciers et de délégués sont fournis fréquemment, et assurent que nos clients disposent de l’information dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

INSCRIPTION ET HÉBERGEMENT

Le processus d’inscription est l’une des premières occasions de laisser une impression durable aux délégués, aux exposants et aux commanditaires.

Nous travaillons avec nos clients en vue d’établir un processus d’inscription facile à utiliser en ligne, qui intègre les choix d’activités et de séances, les questions de sondage et les réservations d’hôtel dans un système unique — permettant un traitement complet en matière de rapports, de suivi et de paiements en ligne. Chaque transaction est traitée au moyen d’un portail de paiement de tiers, et les délégués reçoivent à la fois des confirmations de paiement et d’inscription immédiatement, par courriel.

L’importation de l’information sur les membres nous permet de restreindre l’accès aux frais d’inscription des membres aux délégués admissibles, en exigeant que le membre s’authentifie au cours du processus d’inscription. Les inscriptions gratuites sont contrôlées au moyen de codes de priorité uniques.

Le système peut intégrer facilement les logos d’un événement, de la société/ou des commanditaires, et peut recueillir de simples données de sondage. Tous les champs des utilisateurs peuvent être exportés dans Excel.

La gestion du processus d’hébergement des délégués peut prendre diverses formes, allant d’un bureau offrant des services complets en matière d’hébergement à la gestion de blocs de chambres réservés : Intertask est capable d’adapter le niveau de service de manière à satisfaire à tous les besoins et budgets.

GESTION DE RÉSUMÉS

Nous possédons de l’expérience de travail avec des comités scientifiques visant à gérer le processus de soumission, c’est¬ à dire :

• élaborer des lignes directrices de soumission;
• créer et gérer un outil de soumission en ligne;
• coordonner l’examen par les pairs (assigner les résumés aux examinateurs);
• communiquer les résultats des examens aux auteurs;
• assigner les résumés aux séances;
• surveiller les concours.

VENTES ET GESTION DE COMMANDITES ET D’EXPOSITIONS

Intertask comprend que la préparation et l’exécution d’une stratégie efficace en matière d’expositions et de commandites est un élément important pour le succès général de toute conférence.

Au cours de nos 40 ans de gestion de conférences et d’événements, nous avons joué un rôle déterminant en aidant des douzaines d’organismes à atteindre leurs objectifs clés en matière d’événement et d’opérations.

Notre équipe a une capacité établie dans le domaine des ventes et du marketing pour aider à la préparation d’expositions et de salons et aux ventes de commandites. Cette capacité repose sur plus de 15 ans d’expérience en préparation et en gestion de conférences de grandes associations. Bref, nous livrons la marchandise!

SÉLECTION D’EMPLACEMENT, NÉGOCIATION ET PASSATION DE CONTRATS

La gestion des fournisseurs exige plus que la création de calendriers, de listes de tâches, ou que tenter de réduire les coûts.

La gestion des fournisseurs a trait à la création d’une relation à long terme solide qui, en définitive, bénéficie à nos clients. Les fournisseurs jouent un rôle fondamental pour ce qui est d’assurer le succès d’un événement. Grâce à notre longue expérience en gestion d’événements, nous pouvons facilement conjuguer les efforts des nombreux fournisseurs d’un projet.

Nous possédons de l’expérience dans la gestion du processus d’approvisionnement et de négociation de contrats pour les services nécessaires à la réunion, notamment les lieux de conférence (hôtels et centres de congrès); les aliments et boissons; l’audiovisuel; les services de salon (entrepreneurs chargés de l’exposition), entre autres.

Intertask travaille avec tous les fournisseurs afin de négocier les meilleurs tarifs possible. Les clients bénéficient de notre expérience et de nos compétences en négociation — y compris des comparatifs de prix sur plusieurs années, une connaissance approfondie de l’industrie et un réseau de contacts.